Ile sztuk szalika reklamowego zamówić na event firmowy - jak to policzyć

Zamawianie gadżetów na event firmowy często zaczyna się od pytania o wzór i kolor. Liczba sztuk schodzi na drugi plan, a to ona decyduje o tym, czy event się uda, czy zabraknie szalików w najgorszym możliwym momencie. Poniżej konkretny sposób, jak podejść do tej kalkulacji, zanim wyślesz zapytanie o wycenę.

Różne scenariusze, różne logiki liczenia

Impreza dla pracowników, stoisko targowe, wydarzenie dla klientów, event wielodniowy czy event cykliczny - to nie jest jedna kategoria "event firmowy". Każdy ma inny punkt wyjścia do liczenia sztuk.

Event dla pracowników. Tu liczba uczestników jest znana z wyprzedzeniem - masz listę osób zaproszonych albo przynajmniej potwierdzoną liczbę miejsc. Punktem wyjścia jest ta konkretna liczba, nie szacunek.

Stoisko targowe. Tu nie znasz liczby osób, które podejdą do stoiska. Liczysz raczej na podstawie długości trwania targów, godzin otwarcia i tego, ile osób realnie może odwiedzić stanowisko w ciągu dnia. To szacunek, nie lista gości, i trzeba to sobie od razu uświadomić.

Impreza dla klientów lub partnerów. Zwykle masz listę zaproszonych, ale frekwencja bywa niższa niż liczba zaproszeń - nie wszyscy przyjdą. Liczba sztuk powinna wynikać z realistycznego oszacowania obecności, a nie z liczby wysłanych zaproszeń.

Event wielodniowy. Konferencja na trzy dni, zjazd handlowców na tydzień - tu pojawia się pytanie, czy szalik dostaje każdy uczestnik raz, czy liczysz na każdy dzień osobno, bo część osób przyjeżdża tylko na jeden dzień. Trzeba ustalić zasadę wydawania zanim policzysz sztuki, inaczej liczba będzie przypadkowa. Dobrze jest też zapytać organizatora, czy obsługa i wolontariusze też mają dostać gadżet, bo często o tej grupie zapomina się przy pierwszym liczeniu.

Event z wymianą uczestników w trakcie. Zdarza się przy dłuższych wydarzeniach, gdzie jedna grupa gości wyjeżdża, a na jej miejsce przyjeżdża kolejna - na przykład rotacja zmian na targach albo zmieniające się grupy zwiedzających. Tu liczba sztuk nie wynika z liczby miejsc, tylko z sumy wszystkich grup, które przewiną się przez wydarzenie. Łatwo to przeszacować w dół, jeśli liczy się tylko "ile osób naraz", a nie "ile osób łącznie".

Event cykliczny co roku. Jeśli organizujesz podobne wydarzenie regularnie, warto spisać, ile sztuk zostało z poprzedniej edycji i dlaczego - czy frekwencja była niższa od zakładanej, czy po prostu zamówiono rezerwę. Ta wiedza z poprzedniego roku jest dokładniejsza niż jakiekolwiek nowe szacowanie od zera. Przy cyklicznych eventach warto też pomyśleć do przodu - jeśli wzór szalika się nie zmienia, zamówienie na kolejną edycję z większym wyprzedzeniem daje więcej czasu na reakcję, gdyby coś się skomplikowało.

Jak liczba sztuk wpływa na cenę za sztukę

Przy zamówieniach na zamówienie obowiązuje prosta zasada: im większa partia, tym niższa cena jednostkowa. Mechanizm jest typowy dla produkcji na zamówienie - koszty przygotowania wzoru i ustawienia produkcji rozkładają się na większą liczbę sztuk, więc jedna sztuka wychodzi taniej. Nie oznacza to, że warto zamawiać więcej "dla zasady" - oznacza, że zaokrąglenie w górę do najbliższego sensownego progu często kosztuje niewiele więcej niż zamówienie dokładnej liczby. Wycenę najlepiej sprawdzić indywidualnie, bo zależy od produktu i ilości.

Pułapka orientacyjnej liczby bez rezerwy

Najczęstszy błąd to zamawianie liczby "orientacyjnej", równej liczbie uczestników z listy, bez żadnego zapasu. W praktyce rezerwa jest potrzebna z kilku powodów:

• uszkodzenia albo braki, które zdarzają się przy transporcie i obsłudze dużej partii,
• dodatkowe osoby, które dołączają w ostatniej chwili - gość przyjdzie z osobą towarzyszącą, pracownik zaprosi kolegę z innego działu,
• zapas na przyszłość - jeśli wiesz, że podobny event się powtórzy, kilka sztuk w rezerwie oszczędza kolejne zamówienie na małą liczbę po wyższej cenie jednostkowej.

Rozsądna rezerwa to zwykle kilka procent powyżej liczby uczestników, dopasowana do konkretnej sytuacji - przy evencie na 20 osób rezerwa wygląda inaczej niż przy stoisku targowym na 500 odwiedzających.

Co konkretnie się dzieje, gdy sztuk zabraknie? Zależy od typu eventu, ale żaden z tych scenariuszy nie jest przyjemny.

Na evencie dla pracowników zabraknięcie gadżetów oznacza, że część zespołu wraca do swojego działu z pustymi rękami, a reszta z szalikiem. To nie jest neutralna sytuacja - ludzie to zauważają i zapamiętują, kto dostał, a kto nie. Dla firmy, która chciała zbudować poczucie wspólnoty, efekt jest odwrotny od zamierzonego.

Na stoisku targowym brak gadżetów w połowie dnia oznacza, że przez resztę targów stoisko stoi bez materiału promocyjnego, który miał zostać w rękach odwiedzających na dłużej. Jeśli najlepsze kontakty biznesowe pojawiają się w drugiej połowie wydarzenia, a akurat wtedy szalików już nie ma, cały sens zabrania gadżetów na targi się rozmywa.

Na imprezie dla klientów zabraknięcie szalika dla gościa, który przyszedł, jest jeszcze bardziej niezręczne, bo to osoba, z którą firma ma relację biznesową, nie anonimowy przechodzień. Tłumaczenie się przy wejściu, że "gadżety się skończyły", nie robi dobrego wrażenia.

Dokupienie brakujących sztuk w ostatniej chwili prawie zawsze oznacza zamówienie na małą liczbę, czyli wyższą cenę jednostkową, krótszy czas na produkcję i ryzyko, że termin się nie zmieści przed eventem. Rezerwa zamówiona od razu, razem z główną partią, jest prostsza i spokojniejsza niż gaszenie pożaru tydzień przed wydarzeniem.

Czas na reakcję

Czas produkcji szalików jest zmienny i zależy od obłożenia maszyn w danym momencie oraz wielkości zamówienia. To oznacza jedno: im wcześniej zgłosisz zapotrzebowanie, tym większy margines bezpieczeństwa masz na wypadek, gdyby coś się przesunęło - zmiana wzoru, korekta liczby uczestników, dodatkowy wariant kolorystyczny. Zamawianie "na ostatnią chwilę" przy sztywnym terminie eventu zawęża pole do manewru, jeśli coś pójdzie nie tak po drodze.

Pytania, które warto sobie zadać przed złożeniem zamówienia

Zanim wyślesz zapytanie o wycenę, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Czy ten event się powtórzy w przyszłości, czy to jednorazowa sytuacja?
• Czy potrzebna jest jedna wersja wzoru, czy kilka wariantów - na przykład inny dla gości, inny dla organizatorów?
• Kto rozdaje szaliki i komu - czy to kontrolowana dystrybucja na liście gości, czy swobodne rozdawanie na stoisku?
• Jaka jest realistyczna frekwencja, a nie liczba wysłanych zaproszeń?
• Czy event trwa jeden dzień, czy kilka, i czy każdy uczestnik dostaje szalik raz, czy na każdy dzień osobno?
• Czy w trakcie eventu będzie wymiana uczestników, która sumuje się w większą liczbę osób niż liczba miejsc naraz?
• Czy obsługa, wolontariusze i organizatorzy też mają dostać gadżet, czy tylko goście?
• Czy masz zapas z poprzedniej, podobnej edycji eventu, który mówi coś o realnej frekwencji?
• Ile wynosi margines czasowy do eventu - czy jest miejsce na korektę liczby sztuk, jeśli coś się zmieni?
• Czy ktoś odpowiada za pilnowanie stanu szalików w trakcie eventu, żeby wiedzieć wcześniej, że zapas się kończy?

Odpowiedzi na te pytania zmieniają finalną liczbę sztuk czasem o kilkadziesiąt procent w jedną lub drugą stronę.

Nie musisz liczyć tego sam

Jeśli nie jesteś pewny, ile sztuk zamówić, nie musisz zgadywać. Napisz do nas mailem i opisz sytuację - rodzaj eventu, liczbę uczestników albo szacowaną frekwencję, czy wydarzenie się powtórzy. Pomożemy dobrać rozsądną liczbę sztuk, zanim padnie temat wzoru i kolorów.