Dlaczego zamawianie szalika u jednego dostawcy ma sens - i kiedy nie

Najczęstszy problem, jaki słyszymy od klientów zamawiających szaliki firmowe albo klubowe, nie dotyczy ceny. Dotyczy koordynacji. Jedna osoba robi projekt, druga produkuje, trzecia dowozi. Gdy coś pójdzie nie tak, nikt nie czuje się za to w pełni odpowiedzialny.

Jedna z klientek ujęła to krótko: „Nie chcę tego zamawiać w trzech różnych firmach." Ten artykuł jest odpowiedzią na to zdanie - uczciwą, nie tylko reklamową.

Problem, który znamy z własnych zamówień

Klasyczny scenariusz: firma zamawia grafikę u freelancera, produkcję u fabryki, a dostawę organizuje sama albo zleca kolejnej firmie. Każdy etap ma innego właściciela. Jeśli grafik się spóźni, producent czeka. Jeśli producent źle odczyta plik, nikt tego nie wychwyci, zanim partia trafi do klienta.

To nie jest problem teoretyczny. To powód, dla którego klienci szukają jednego partnera na cały proces, a nie trzech wykonawców, których trzeba samemu ze sobą zgrać.

Im więcej wykonawców w łańcuchu, tym więcej miejsc, w których informacja może zginąć. Grafik nie wie, ile sztuk zamówiono. Producent nie wie, że klient czeka na konkretny termin eventu. Firma transportowa nie wie, że paczka jest pilna. Klient zostaje z zadaniem pilnowania wszystkiego naraz, choć sam nie jest ani grafikiem, ani producentem, ani logistykiem.

W praktyce wygląda to tak: klient wysyła grafikowi plik z logo klubu, grafik przygotowuje projekt, ale nie wie, że szalik ma być dziany, nie nadrukowany, więc dobiera kolory jak do nadruku, a nie jak do przędzy. Potem ten sam plik trafia do fabryki, która musi go przerabiać od nowa, bo maszyna dziewiarska czyta wzór inaczej niż drukarka. Klient o tym nie wie, dowiaduje się po fakcie, że termin się wydłużył, bo trzeba było poprawiać projekt na etapie produkcji.

Inny wariant: zamówienie idzie do fabryki, która ma własny harmonogram i obsługuje dziesiątki innych zleceń. Klient umawia transport osobno, bo fabryka transportem się nie zajmuje. Jeśli produkcja się przesunie o tydzień, firma transportowa o tym nie wie i rezerwuje termin odbioru, którego nie da się dotrzymać. Klient zostaje pomiędzy dwoma firmami, z których żadna nie czuje się odpowiedzialna za zbliżający się termin eventu.

Zdarza się też, że nikt nie zauważa błędu w liczbie sztuk, bo zamówienie przechodzi przez e-maile i telefony między trzema firmami, zanim trafi do produkcji. Każde przepisanie liczby to kolejna szansa na błąd, który wychodzi dopiero przy odbiorze gotowej partii.

Co zyskuje klient, gdy cały proces jest w jednych rękach

Gdy projekt, produkcja i dostawa idą przez jednego partnera, odpowiedzialność się nie rozmywa. Jedna osoba wie, na jakim etapie jest zamówienie, i to ona odpowiada, jeśli coś nie zgadza się z ustaleniami.

Ma to też praktyczne konsekwencje:

• Jedna rozmowa mailowa, nie trzy równoległe wątki z trzema firmami.
• Mniej miejsc, w których wzór albo liczba sztuk może zostać źle przekazana między wykonawcami.
• Łatwiej ustalić realny termin, bo nie trzeba sumować obietnic trzech różnych dostawców.

To jest realna wartość modelu „jeden partner, cały proces" - nie dlatego, że brzmi dobrze w ofercie, ale dlatego, że redukuje liczbę miejsc, w których coś może się wysypać.

Dla klubu kibiców czy firmy organizującej event ma to jeszcze jedno znaczenie. Nie trzeba uczyć się specyfiki produkcji dzianej, żeby wiedzieć, czego pytać. Wystarczy opisać potrzebę - termin, liczbę sztuk, charakter wydarzenia - a resztę ustala się już z jednym zespołem, który rozumie cały proces od projektu do wysyłki.

Jest w tym też coś prostszego. Klient, który pisze jeden e-mail, nie musi tłumaczyć tej samej sprawy trzem różnym osobom, które nie rozmawiają ze sobą. Gdy coś się zmienia po drodze, informacja idzie do jednego miejsca, nie do trzech, z których każde trzeba aktualizować osobno.

To samo dotyczy odpowiedzialności za błąd. Jeśli partia nie zgadza się z zamówieniem, klient nie musi ustalać, czy winny jest grafik, producent, czy transport. Wie, z kim rozmawia od początku, i ta sama osoba albo zespół odpowiada za rozwiązanie problemu. Nie trzeba czekać, aż trzy firmy między sobą ustalą, kto zawinił.

Kiedy ten model NIE jest najlepszym wyborem

Uczciwość wymaga też powiedzenia, kiedy warto zamówienie rozdzielić albo zrealizować gdzie indziej.

Pierwsza sytuacja to bardzo mała, jednorazowa ilość. Nasz proces, projekt od zera i produkcja na maszynie dziewiarskiej, ma sens przy większych partiach. Przy jednej czy kilku sztukach koszt przygotowania produkcji rozkłada się na mało egzemplarzy, i ekonomicznie lepiej może wyjść inne rozwiązanie.

Druga sytuacja dotyczy terminu. Jeśli po zapytaniu klienta widzimy, że nie zdążymy zrobić zamówienia na czas, mówimy o tym od razu, zamiast przyjąć zlecenie, którego nie dowieziemy. Lepiej usłyszeć to przed złożeniem zamówienia niż na dzień przed wydarzeniem.

W obu przypadkach sensowniejsze jest poszukanie innego rozwiązania niż wymuszanie zamówienia u nas. Model jednego partnera ma sens wtedy, gdy rozwiązuje realny problem klienta, nie wtedy, gdy jest stosowany na siłę.

Jak to wygląda konkretnie przy szalikach

Proces zaczyna się od maila na adres zamowienia@twoje-szaliki.pl z projektem albo opisem koncepcji. Jeśli klient nie ma gotowego wzoru, pomagamy go przygotować - bezpłatnie, jeśli zamówienie zostanie u nas złożone, i odpowiadamy w ciągu 24 godzin. Jeśli ktoś chce tylko projekt, bez zamawiania u nas szalików, taka usługa też jest możliwa, koszt ustalamy indywidualnie.

Krok projektowy można zresztą zrobić również po złożeniu zamówienia, nie trzeba mieć gotowego wzoru, żeby zacząć rozmowę. Po ustaleniu projektu klient dodaje wybraną liczbę sztuk do koszyka, podaje adres dostawy i wysyła zamówienie. Płatność idzie przez PayU, czyli szybkim i bezpiecznym przelewem online, bez konieczności ręcznego przepisywania numeru konta.

Dalej szalik powstaje od zera na maszynie dziewiarskiej, nie jako nadruk na gotowym wyrobie. To są dwustronne szaliki z akrylu, wykończone frędzlami. Wzór, kolory, liczba nici - wszystko ustalane jest przed produkcją, nie po. Czas realizacji zależy od tego, jak w danym momencie obłożone są maszyny, więc przy ustalaniu terminu zawsze sprawdzamy to na bieżąco, zamiast podawać termin z automatu. Gotowa partia przechodzi kontrolę jakości i trafia pod wskazany adres dostawy.

Cały ten łańcuch - od pierwszego maila do paczki - jest w rękach jednego zespołu. Jeśli coś wymaga poprawki, wiadomo, na którym etapie i kto za to odpowiada. Klient nie musi pisać do jednej firmy w sprawie wzoru, do drugiej w sprawie terminu produkcji, a do trzeciej w sprawie przesyłki. Wszystko idzie na ten sam adres mailowy, do tych samych ludzi.

Płatność i terminy ustalane są na początku, nie negocjowane w połowie realizacji. Jeśli z jakiegoś powodu termin jest nierealny, informujemy o tym od razu, zamiast obiecywać coś, czego potem nie da się dotrzymać. To samo dotyczy reklamacji - jeśli partia nie zgadza się z zamówieniem, odpowiada za to jeden podmiot, zgodnie z prawem, a nie trzy firmy przerzucające się winą.

Podsumowanie

Model jednego dostawcy nie jest uniwersalnym rozwiązaniem na każdą sytuację. Jest dobrym rozwiązaniem tam, gdzie klient chce mieć jedną osobę odpowiedzialną za cały proces i nie chce tracić czasu na koordynację trzech firm.

Jeśli zastanawiasz się, czy Twoje zamówienie lepiej zrealizować w całości u nas, czy podzielić je między kilku wykonawców, napisz do nas z opisem sytuacji. Ocenimy to szczerze - nawet jeśli odpowiedź będzie brzmiała, że część warto zrobić gdzie indziej.